En la búsqueda de la mejora continua, ROBOPAC Brasil está implementando prácticas de gestión de proyectos, con el objetivo principal de un mayor control sobre sus procesos internos y mejorar la comunicación entre proveedores y clientes. Como tiene una cartera de equipos amplia y altamente configurable, cada proyecto se trata como único dentro de la empresa. Por lo tanto, se toman medidas desde el principio hasta el final de cada proyecto para minimizar los riesgos.

Pero, después de todo, ¿qué caracteriza a un proyecto? Un proyecto se caracteriza por ser un conjunto de actividades temporales, realizadas en grupos, destinadas a producir un producto, servicio o resultado único. Un proyecto es único porque no es una operación de rutina, sino un conjunto específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo particular.

La implementación de conceptos de gestión de proyectos ha proporcionado a la compañía nuevas direcciones con respecto a una mayor asertividad en sus proyectos, reducción de costos, satisfacción del cliente, cumplimiento de plazos y competitividad en el mercado nacional y mundial de máquinas para su segmento.

En ROBOPAC Brasil hemos adoptado Project Management como metodología de trabajo siguiendo el manual PMBOK (desarrollado por PMI - Project Management Institute). Semanalmente o cuando sea necesario, el Gerente de Proyecto reúne al equipo multidisciplinario (Ingeniería de Aplicaciones, Ingeniería de Producto, Diseñador de cada Máquina, Collaudator, Ensamblaje, Compras y PCP) para administrar, definir estrategias, controlar y monitorear la ejecución de acciones. programado para cumplir con los plazos.

Pero, ¿cómo funciona Project Management en ROBOPAC Brasil? Hay varias etapas que lo componen:

• Desarrollo de la carta del proyecto: el Project Manager junto con el cliente, realiza una evaluación de los objetivos de la adquisición de este proyecto, como el desempeño y el plazo, por ejemplo.

• Definición del alcance: el gerente del proyecto define y detalla junto con el cliente qué constituye el proyecto adquirido y qué se entregará en los equipos, ya sean problemas estructurales, mecánicos, de automatización o funcionales. Este paso se documenta en las actas de la reunión para evitar malentendidos durante el proceso. Generando así una historia del proyecto.

• Creación de la estructura analítica del proyecto (WBS): en un documento específico, el gerente del proyecto define junto con las partes interesadas cuáles son los principales entregables del proyecto, a fin de planificar estratégicamente e identificar las acciones prioritarias, siempre buscando el éxito del proyecto. proyecto. Con esta herramienta, es posible visualizar la ruta crítica relacionada con el cronograma, a través de la cual irá el proyecto. Por lo tanto, se pueden anticipar acciones para minimizar los riesgos. Otro punto importante, no hay proyecto sin una ruta de ejecución crítica.

• Planifique la gestión de las comunicaciones: defina y comunique a todas las partes interesadas sobre las reuniones planificadas y necesarias para el buen funcionamiento del proyecto. Este paso define la forma de comunicación para cada grupo de trabajo.

• Administrar las comunicaciones: en este paso, el Gerente de Proyecto monitorea y ejecuta todas las reuniones que se definieron en el paso descrito anteriormente, de modo que el grupo permanezca involucrado y todos estén enfocados en el objetivo del proyecto.

• Identificar los riesgos: en las reuniones del proyecto, las partes interesadas describen los posibles riesgos, que se describen en un documento que contiene el nombre de la persona que lo identificó.

• Administrar riesgos: el gerente del proyecto, junto con los otros interesados, crea acciones para cada riesgo identificado en el paso descrito anteriormente. El propósito de estas acciones es minimizar el riesgo y, si no es posible, minimizar el impacto en el proyecto tanto como sea posible.

• Finalizar el proyecto: el proyecto debe finalizar solo después de instalar el equipo en el cliente. En esta etapa, el Gerente del Proyecto, en posesión de la información obtenida del cliente, retrata al equipo multidisciplinario en el cierre del proyecto.

Sin embargo, vale la pena mencionar que cada organización y cada proyecto tienen particularidades que lo hacen especial, y depende del Gerente del Proyecto identificarlos y planificar la mejor estrategia para el éxito del proyecto.

Pero, ¿cuáles son las ventajas que el uso de esta metodología puede generar para el cliente y para ROBOPAC Brasil? Los principales son:

• Reducción de costos: las actividades de control de proyectos permiten prever riesgos, por lo que es posible reducir la cantidad de recursos desperdiciados y el reprocesamiento.

• Estandarización de la planificación: las prácticas aplicadas imponen una estandarización que facilita la comprensión del proyecto y los procedimientos que deben llevarse a cabo.

• Mejora en la gestión de proyectos: el director del proyecto tiene la posibilidad de ejecutar acciones de una manera más coordinada y asertiva.

• Mayor satisfacción del cliente: cuando se aplican prácticas de renombre mundial, la tendencia es a minimizar los errores y fallas.

Vale la pena recordar que el concepto del éxito de un proyecto trasciende el cumplimiento de las restricciones de alcance, tiempo y costo, también refleja la satisfacción del cliente con el resultado entregado. Por lo tanto, es fácil entender que un proyecto completado con éxito no es una tarea tan simple, y esto es lo que justifica la necesidad de la gestión de proyectos.

No es aceptable que un proveedor de equipos use solo prácticas intuitivas durante las etapas del Proyecto, esto generará riesgos y un posible desgaste de la relación. La adopción de prácticas y herramientas que permiten que cada decisión de gestión se base en prácticas recomendadas por expertos y estrategias efectivas fomenta una relación de transparencia, credibilidad y profesionalismo.